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1. Was passiert, wenn mich das Finanzamt zur Buchführung auffordert?

Überschreiten Sie mit Ihrem zwischenzeitlich gewachsenen Unternehmen bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen, so werden Sie auch nach Steuerrecht buchführungspflichtig (vgl. hierzu auch Frage 3 im Themenkomplex Gründung und Steuer). Haben Sie bisher Ihren Gewinn anhand einer Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, wird das Finanzamt Sie dann zur Buchführung auffordern.

In diesem Fall müssen Sie eine Eröffnungsbilanz erstellen, in welche Sie Ihre gesamten Vermögensgegenstände und Schulden / Verbindlichkeiten aufnehmen, nachdem Sie diese unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften bewertet haben. Diese Eröffnungsbilanz wird beim Finanzamt eingereicht. Zudem müssen Sie in diesem Zusammenhang einen so genannten Übergangsgewinn ermitteln.

Im Rahmen Ihrer Buchführungspflicht haben Sie umfangreiche Aufbewahrungs-, Ordnungs- und Aufzeichnungspflichten zu erfüllen. Zum Ende eines jeden Wirtschaftsjahres müssen Sie eine Schlussbilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Ihre Vermögensgegenstände haben Sie im Rahmen einer Inventur festzustellen.

In der Schlussbilanz werden dann - entsprechend der Eröffnungsbilanz - alle (wieder neu bewerteten) Vermögensgegenstände und Schulden ausgewiesen. Hierbei müssen Sie ggf. auch Rechnungsabgrenzungen vornehmen und Rückstellungen bilden. In der Gewinn- und Verlustrechnung sind die Erträge und Aufwendungen des Wirtschaftsjahres darzustellen. Im Gegensatz zur Einnahmen-Überschussrechnung kommt es hier nicht auf den tatsächlichen Zahlungszufluss oder -abfluss an. Vielmehr ist die Verursachung des Geschäftsvorfalls maßgebend.

2. Was muss ich tun, wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung ankündigt?

Das Finanzamt ist berechtigt, bei Unternehmen eine Betriebsprüfung durchzuführen. Der Betriebsprüfer wird sich im Vorhinein bei Ihnen anmelden und Ihnen den Termin sowie die zur Prüfung vorgesehenen Steuerarten (z. B. Einkommensteuer, Umsatzsteuer) und die zu prüfenden Jahre mitteilen.

Sie müssen dem Prüfer insbesondere die Buchführungsunterlagen, die Ein- und Ausgangsrechnungen sowie wichtige Verträge vorlegen. Haben Sie die Buchführung oder auch andere Unterlagen mit Hilfe der EDV erstellt, so kann der Prüfer in die gespeicherten Daten Einsicht nehmen. Er kann aber auch verlangen, dass Sie die Daten nach seinen Vorgaben auswerten oder dass Sie ihm die Daten auf einer CD/DVD zur Auswertung zur Verfügung stellen. Das Gesetz verpflichtet Sie zudem, die Kosten für diese Maßnahmen zu tragen. Der Prüfer hat weiterhin das Recht, bei Ihnen eine Betriebsbesichtigung durchzuführen.

Über eventuell auftretende Probleme oder eine mögliche Änderung der Besteuerungsgrundlagen soll der Betriebsprüfer Sie laufend in Kenntnis setzen. Nach Abschluss der eigentlichen Prüfung werden die Feststellungen nochmals im Rahmen einer Schlussbesprechung erörtert.

Stimmen Sie mit den Feststellungen des Prüfers nicht überein, haben Sie die Möglichkeit im Rahmen eines Einspruchs oder ggf. eines Klageverfahrens gegen die geänderten Steuerbescheide vorzugehen.

Es ist sinnvoll, noch vor Erscheinen des Prüfers einen Steuerberater zu konsultieren. Wir stehen Ihnen auch hierfür selbstverständlich zur Verfügung.

3. Was ist eine „Kassen-Nachschau“?

Das Finanzamt hat seit dem 01.01.2018 die Möglichkeit, eine unangekündigte Kassen-Nachschau durchzuführen. Insbesondere sog. bargeldintensive Branchen wie Gaststätten, Imbisse oder Taxiunternehmen stehen dabei im Focus des Fiskus, aber auch Einzelhändler.

Die Kassen-Nachschau ist keine Betriebsprüfung. Sie findet während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Sofern im Rahmen der Kassen-Nachschau aber Anlass besteht, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Betriebsprüfung übergegangen werden.

Geprüft wird von einem Finanzbeamten die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

Dabei sollte beachtet werden, dass die Kassen-Nachschau regelmäßig nicht nur auf computergestützte Kassensysteme beschränkt ist, sondern auch Registrierkassen und die offene Ladenkasse (also Barkasse, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird, z.B. eine Geldkassette) umfasst.

4. Benötige ich eine „Verfahrensdokumentation“ nach GoBD?

Kurz gesagt, ja.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) wurden am 14.11.2014 vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht und sind seit dem 01.01.2015 gültig (BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl. 2014 I, S. 1450).

Die GoBD gelten grundsätzlich für alle buchführenden Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf IT-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Aber auch Unternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, sind hiervon betroffen.

Daher benötigen alle Unternehmer eine sog. Verfahrensdokumentation gemäß GoBD.

Dabei muss mittels dieser Verfahrensdokumentation beschrieben werden, welchen Gang digitale Belege im Unternehmen nehmen. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ergeben. Die GoBD verlangen insoweit, dass eine Person mit entsprechendem Sachverstand die Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit prüfen und verstehen können muss.

Eine vollständige Verfahrensdokumentation sollte aus Sicht des Finanzamtes Folgendes enthalten:

  • eine allgemeine Beschreibung des Unternehmens sowie dessen Organisation,
  • eine Anwenderdokumentation der fachlichen Prozesse (z.B. wie die Daten erfasst werden)
  • eine technische Systemdokumentation zur Erläuterung des Datenverarbeitungssystems und der Systemkomponenten
  • eine Betriebsdokumentation, um die organisatorischen Abläufe im Betrieb und die ordnungsgemäße Anwendung der Datenverarbeitungssysteme zu erläutern.

Bitte beachten Sie: Das Thema Verfahrensdokumentation hat in der aktuellen Betriebsprüfungspraxis erheblich an Bedeutung gewonnen. Betriebsprüfer verlangen seit kurzer Zeit vermehrt die Vorlage der Verfahrensdokumentation. Mit Einführung der Kassen-Nachschau (siehe oben) wurde das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation sogar noch wichtiger. Beispielsweise müssen Betriebe mit Registrierkassen die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung nunmehr jederzeit griffbereit haben.

Eine nicht vorhandene bzw. nicht ausreichende Verfahrensdokumentation birgt in letzter Konsequenz die Gefahr, dass eine Betriebsprüfung die Buchführung verwirft und den Gewinn eines Unternehmens schätzt. Dabei fällt eine (Hinzu-)Schätzung des Finanzamtes in aller Regel zum Nachteil des Unternehmers aus.