Für einen Firmen-Pkw, der zum Betriebsvermögen gehört, muss grundsätzlich ein Privatanteil versteuert werden, der sich entweder nach der so genannten Ein-Prozent-Regelung oder aber nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt. Wer ein Fahrtenbuch führt, muss die Eintragungen zeitnah vornehmen. Dies gilt auch für ein elektronisches Fahrtenbuch. Zudem dürfen die Daten in einem elektronischen Fahrtenbuch programmtechnisch nicht änderbar sein. Zumindest müssen Änderungen protokolliert werden; dieses Änderungsprotokoll darf sich aber nicht in "Unterdateien verstecken", sondern muss augenscheinlich sein (FG Düsseldorf, Urteil vom 24.11.2023, 3 K 1887/22 H(L)).
Der Sachverhalt: Der Kläger führte für seine Firmenwagen jeweils elektronische Fahrtenbücher. In der damaligen Konformitätserklärung des Herstellers hieß es, dass dessen Software bei ordnungsgemäßer Anwendung die an ein elektronisches Fahrtenbuch zu stellenden gesetzlichen Anforderungen erfülle. Allerdings erlaubte es das Programm, dass Fahrten bis zum monatlichen Abschluss geändert oder gelöscht werden konnten. Erst nach dem Abschluss waren nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen. Immerhin wurden die Änderungen, die bis zum Abschluss vorgenommen wurden, in einer internen Datei protokolliert. Der Kläger notierte die durchgeführten Fahrten zunächst auf einem Zettel. Erst jeweils nach den Tankvorgängen, die mitunter einige Wochen auseinanderlagen, gab er die Daten dann neben des Kostenbelegs in das elektronische Fahrtenbuch ein. Am Monatsende wurde das Fahrtenbuch abgeschlossen, ausgedruckt und archiviert. Das Finanzamt kam zu dem Schluss, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß sei, da die Eintragungen nicht zeitnah erfolgt seien, sondern eine Aktualisierung nur im drei- bis sechswöchigen Rhythmus erfolgt sei. Das Fahrtenbuch sei deshalb zu verwerfen und der geldwerte Vorteil sei unter Anwendung der Ein-Prozent-Regelung zu ermitteln. Die hiergegen gerichtete Klage wurde abgewiesen.
Begründung: Ein digitales Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn nachträgliche Veränderungen von eingegebenen Daten programmtechnisch ausgeschlossen sind oder Änderungen dokumentiert werden. Diese Dokumentation muss aber bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sein. Die im Streitfall geführten elektronischen Fahrtenbücher erfüllen diese Voraussetzungen nicht. Denn es wurde zur Erstellung der Fahrtenbücher ein Programm verwendet, das nachträgliche Änderungen zulässt, ohne diese Änderungen im Fahrtenbuch selbst offenzulegen. Reine Protokolldateien reichen für augenscheinliche Dokumentationszwecke nicht aus. Die Fahrtenbücher wurden auch nicht zeitnah geführt. Eine zeitnahe Führung liegt vor, wenn der Nutzer des Fahrzeugs die Eintragungen im Anschluss an die betreffenden Fahrten vornimmt. Der Kläger hat aber eingeräumt, dass die Eintragungen in das Fahrtenbuch gebündelt - erst nach jedem Tankvorgang - vorgenommen und die Fahrten in der Zwischenzeit lediglich auf Notizzetteln festgehalten worden seien. Die gebündelte Eintragung der Fahrten mehrerer Tage bzw. sogar Wochen wird nicht den an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellenden Anforderungen gerecht.
Hinweis: Sofern elektronische Fahrtenbücher genutzt werden, in denen die Fahrten (Bewegungsdaten) automatisch per GPS erfasst werden, müssen fehlende Angaben - insbesondere der Fahrtanlass - auch hier zeitnah nachgetragen werden, und zwar innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt (BMF-Schreiben vom 4.4.2018, BStBl 2018 I S. 592).
