Für einen Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf, muss ein Privatanteil versteuert werden, der sich entweder nach der so genannten Ein-Prozent-Regelung oder aber nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt. Wichtig: Wer ein Fahrtenbuch führt, muss die Eintragungen stets zeitnah vornehmen. Zudem müssen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder aber zumindest ohne Weiteres erkennbar sein. Die Dokumentation von Änderungen darf sich nicht in Protokolldateien verstecken. Das Verbot nachträglicher Änderungen bzw. das Gebot der Dokumentation betrifft auch bereits Daten, die bis zu einem "Abschluss" oder einer "Festschreibung" eingegeben worden sind. So hat das Finanzgericht Düsseldorf am 24.11.2023 (3 K 1887/22 H(L)) geurteilt.
Nun hat auch der Bundesfinanzhof in diesem Sinne entschieden: Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei gilt nur dann als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, wenn nachträgliche Veränderungen der eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Müssen erst weitere Listen angefordert oder Abfragen bei Dritten (zum Beispiel dem Systemadministrator) durchgeführt werden, um feststellen zu können, ob Änderungen vorgenommen worden sind, stellt eine solche Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode dar. Das Fahrtenbuch ist dann zu verwerfen und der Privatanteil ist nach der Ein-Prozent-Regelung zu ermitteln (BFH-Beschluss vom 12.1.2024, VI B 37/23; Vorinstanz: Hessisches FG vom 16.5.2023, 3 K 1219/21).
Hinweis: Insbesondere diejenigen, die noch alte Programmversionen von digitalen Fahrtenbüchern nutzen, sollten umgehend prüfen, ob diese den Anforderungen der Rechtsprechung standhalten. Eine eventuelle Konformitätserklärung des Herstellers, wonach das Fahrtenbuch bei ordnungsgemäßer Führung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, hilft übrigens nicht immer weiter. Zumindest hat eine solche dem Kläger vor dem FG Düsseldorf nichts genützt.
Hinweis: Sofern elektronische Fahrtenbücher genutzt werden, in denen die Fahrten (Bewegungsdaten) automatisch per GPS erfasst werden, müssen fehlende Angaben - insbesondere der Fahrtanlass - auch hier zeitnah nachgetragen werden, und zwar innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt (BMF-Schreiben vom 4.4.2018, BStBl 2018 I S. 592).
