Unangekündigte Kassennachschau seit 2018 - BMF klärt Rechte und Pflichten

Mit der Kassennachschau hat das Finanzamt die Möglichkeit, sich in einem Unternehmen unangekündigt einen Überblick über die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu verschaffen. Neben offenen Ladenkassen können auch alle elektronischen Aufzeichnungssysteme überprüft werden - Registrier- und PC-Kassen ebenso wie App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler und Geldspielgeräte.

Was darf das Finanzamt?

Der Kassenprüfer darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume betreten. Ein Betreten außerhalb der Geschäftszeiten muss dann erlaubt werden, wenn im betreffenden Unternehmen um diese Zeit bereits oder noch gearbeitet wird. Der Prüfer darf sich auch zunächst als Kunde getarnt in den Verkaufsräumen aufhalten und sich dabei einen Überblick über die Nutzung des Kassensystems verschaffen. Bevor der Prüfer jedoch offiziell mit der Kassennachschau beginnt, muss er sich als solcher zu erkennen geben und entsprechend ausweisen.

Praxistipp: Über die Kassen hinaus hat der Prüfer allerdings keine Durchsuchungsbefugnis, das heißt, er darf nicht etwa in Schränke hineinschauen.

Bei Beanstandungen kann der Prüfer direkt zu einer offiziellen Betriebsprüfung übergehen, und zwar ohne die sonst erforderliche Prüfungsanordnung mit Fristsetzung. Bei einer Betriebsprüfung können nicht nur die Kassen, sondern alle Steuerarten, üblicherweise für drei Jahre in die Vergangenheit, geprüft werden. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer allerdings schriftlich hingewiesen werden.

Ansprechpartner für den Prüfer ist grundsätzlich der Geschäftsführer oder Eigentümer des Unternehmens bzw. dessen Vertreter. Ist keine dieser Personen anwesend, kann sich der Prüfer nach Vorstellung des BMF auch gegenüber (anderen) Personen, die über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte für das Kassensystem verfügen, ausweisen und sie zur Mitwirkung bei der Prüfung auffordern. Ob derartige „Ersatzpersonen“ auch wirklich immer anwesend sind - gerade bei beabsichtigten Prüfungen außerhalb der offiziellen Öffnungszeiten -, ist fraglich.

Hinweis: Dass dieser Punkt selbst innerhalb der Finanzbehörden noch umstritten ist, zeigt sich etwa darin, dass laut OFD NRW der Firmenchef bei der Prüfung anwesend sein muss bzw. herbeigeholt werden soll. Ansonsten sei die Prüfung abzubrechen.

Bei der Kassennachschau kann der Prüfer einen Kassensturz veranlassen, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zu prüfen. Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung des Prüfers, bei der die Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen sind. Außerdem kann der Prüfer die Vorlage aller Kassenberichte und Organisationsunterlagen verlangen.

Welche Rechte haben Sie?

Im Rahmen der Kassennachschau ergangene Verwaltungsakte können mit einem Einspruch angefochten werden. Dies gilt etwa für den Übergang zur Betriebsprüfung (s.o.). Einsprüche haben aber keine aufschiebende Wirkung, die Durchführung der Kassennachschau wird somit nicht durch sie unterbrochen.

Achtung: Rechtsmittel sollten im Zweifel dennoch schon während der Kassennachschau eingelegt und eine Bestätigung des Prüfers über deren Eingang sollte eingeholt werden, da ein Einspruch und eine Anfechtungsklage danach nicht mehr möglich sind. Das einzige dann noch mögliche Rechtsmittel ist die „Fortsetzungsfeststellungsklage“ bzw. ein Einspruch gegen entsprechend geänderte Steuerbescheide.

Mittwoch, 05. Dezember 2018
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