Rechnungswesen - Verfahrensdokumentation gemäß GoBD

Das Thema „Verfahrensdokumentation“ hat in der aktuellen Betriebsprüfungspraxis erheblich an Bedeutung gewonnen, denn Betriebsprüfer verlangen seit kurzer Zeit vermehrt die Vorlage einer Verfahrensdokumentation. Fehlt eine solche (oder ist diese aus Sicht des Betriebsprüfers ungenügend), so kann dies grundsätzlich nachteilige Folgen haben, z.B. in Form einer Umsatz-Hinzuschätzung. Dies jedenfalls dann, wenn im Falle einer Betriebsprüfung weitere Mängel in der Buchführung oder in den Grundaufzeichnungen hinzutreten sollten.

Dass eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist, ergibt sich nach Ansicht der Finanzverwaltung aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“. Diese wurden am 14.11.2014 vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht und sind seit dem 01.01.2015 gültig.

Die GoBD gelten dabei für alle buchführenden Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf ITgestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Aber auch Unternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, sind hiervon betroffen.

In einer Verfahrensdokumentation muss beschrieben sein, welchen Gang digitale Belege im Unternehmen gehen. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis des Datenverarbeitungsverfahrens muss sich hieraus vollständig und schlüssig ergeben. Die GoBD verlangen, dass eine Person mit entsprechendem Sachverstand die Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit prüfen und verstehen können muss. Dabei sollte aus Sicht der Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation Folgendes enthalten:

  • eine allgemeine Beschreibung des Unternehmens sowie dessen Organisation (z.B. Aufbauorganisation, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten …)
  • eine Anwenderdokumentation der fachlichen Prozesse (z.B. Darstellung aller rechnungslegungsrelevanten Prozesse, Hinweis auf kritische Bearbeitungsschritte, Schilderung von Kontrollen …)
  • eine technische Systemdokumentation zur Erläuterung des Datenverarbeitungssystems und der Systemkomponenten (z.B. Dokumentation der eingesetzten IT inklusive Hardware, Software, Konfigurationen und Berechtigungskonzepten …)
  • eine Betriebsdokumentation, um die organisatorischen Abläufe im Betrieb und die ordnungsgemäße Anwendung der Datenverarbeitungssysteme zu erläutern (z.B. das Datensicherungsverfahren, die Verarbeitungsnachweise, die Zugangsberechtigungen, Anweisungen zur Betriebssicherheit und Zugriffsrechten, aber auch Notfallpläne, falls das System ausfällt …)

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann sich (leider) als zeitlich aufwändig erweisen. So hängt die Ausgestaltung u.a. von der jeweiligen Branche und dem bereits bestehenden Grad der Digitalisierung ab. Zudem muss die Verfahrensdokumentation in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden (z. B. bei Mitarbeiterwechsel oder Änderungen im betrieblichen Verfahrensablauf). Überdies sind vorgenommene Aktualisierungen zu protokollieren.

Jedoch kann eine Verfahrensdokumentation auch Vorteile bieten, u.a.:

  • bestehende Verfahren in einem Unternehmen werden erfasst und in diesem Zusammenhang automatisch kritisch hinterfragt (Einsparpotential durch Prozessoptimierung)
  • Erlangung wichtiger Informationen zur Transparenz interner Verfahren sowie für das Risiko- und Qualitätsmanagement
  • erleichterte Einweisung von neuen Mitarbeitern

Nach wie vor ist die Frage rechtlich umstritten, ob die Ansicht der Finanzverwaltung richtig ist und eine rechtliche Notwendigkeit zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation besteht, zumal eine abschließende gerichtliche Klärung noch aussteht. Gerade aber wegen dieser bestehenden Rechtsunsicherheit empfiehlt sich aus unserer Sicht die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Dies insbesondere vor dem Hintergrund einer zunehmend verschärften Betriebsprüfungspraxis. Auf der rechtlich sicheren Seite sind Sie also nur dann, wenn Sie dem Finanzamt – anlässlich einer Betriebsprüfung – eine (aktuelle und korrekte) Verfahrensdokumentation vorlegen können.


 

Allerdings existiert keine Muster-Verfahrensdokumentation seitens der Finanzverwaltung. Hilfestellung können aber u.a. Muster bieten, die sich im Internet kostenfrei finden lassen und die Ihnen zumindest eine grundsätzliche Orientierung geben können. Exemplarisch möchten wir auf drei solcher Muster-Verfahrensdokumentationen hinweisen:

  • Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege (gemeinsam erarbeitet durch die Bundessteuerberaterkammer und den Deutschen Steuerberaterverband e. V., unter www.dstv.de/fuer-die-praxis/arbeitshilfen-praxistipps).
  • Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung (erarbeitet durch den Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V., unter https://dfka.net/-muster-vd-kasse/)

Diese Muster müssten dann durch Sie individuell auf Ihr Unternehmen angepasst werden.

 

 

Freitag, 06. Dezember 2019
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