Ordnungsgemäße Kassenführung - Neues Merkblatt zu Kassenführung und Aufzeichnungspflichten

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe hat ein Merkblatt veröffentlicht, das die wichtigsten Regeln für eine korrekte Kassenführung zusammenfasst.

Pflicht zur Einzelaufzeichnung

Die Einzelaufzeichnungspflicht besagt, dass Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen und diese Einzeldaten zehn Jahre lang aufzubewahren sind. Die lückenlose Einhaltung dieser Pflicht soll ein Betriebsprüfer in angemessener Zeit kontrollieren können.

Vorsicht: Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel der Buchführung vorgelagerte Systeme, wie zum Beispiel Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, PC-Kassensysteme und Taxameter. Auch diese Systeme unterliegen der Einzelaufzeichnungspflicht.

Von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung gibt es Ausnahmen. So gilt sie aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn, wie zum Beispiel an Marktständen,

  • Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft werden und
  • das dafür verwendete Kassensystem keine Einzelaufzeichnungen vornehmen kann.

Wird jedoch ein elektronisches System mit Einzelaufzeichnungsmöglichkeit verwendet, wie es etwa in Discountern und Supermärkten üblich ist, müssen zwingend alle Geschäftsvorfälle einzeln aufgezeichnet werden.

Hinweis: Die OFD Karlsruhe stellt zudem klar, dass mit Standardsoftware wie Excel erstellte Tabellen nicht dem Grundsatz der Unveränderbarkeit entsprechen und daher generell beanstandet werden können. Hintergrund: Eine nachträgliche Änderung der Kassenbuchaufzeichnungen darf nicht möglich sein.

Offene Ladenkassen

Die offene Ladenkasse ist eine Kasse ohne technische Funktionen, also zum Beispiel eine Geldschublade. Neben elektronischen Kassen ist die offene Ladenkasse nach wie vor eine gängige Variante der Kassenführung. Das richtige Führen einer offenen Ladenkasse ist jedoch mit hohem Aufwand verbunden, da grundsätzlich auch hier die Einzelaufzeichnungspflicht besteht. Wichtig ist, dass die Bareinnahmen auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein müssen und der Bargeldbestand täglich gezählt wird, wobei ein Zählprotokoll nicht zwingend, aber doch empfehlenswert ist.

Aufbewahrung von elektronischen Kassendaten

Seit dem 01.01.2017 müssen alle verwendeten elektronischen Registrierkassen die Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen (u.a. Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten). Die Daten müssen vollständig und unveränderbar in digitaler Form für zehn Jahre aufbewahrt werden. Bereits das Fehlen von Unterlagen darüber, wie die Kasse programmiert ist bzw. wurde („Programmierprotokolle“), ist ein schwerer Mangel der Buchführung.


Ab 01.01.2020 müssen elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die Manipulationen verhindern soll. Erste technische Richtlinien für die Hersteller von Kassensystemen wurden bereits herausgegeben. Die Frist für die verpflichtende Ausstattung eines Kassensystems mit einer TSE kann sich jedoch im Einzelfall auf den 01.01.2023 verschieben. Gerne erörtern wir mit Ihnen, welche Frist für Sie gilt und wie Sie am besten vorgehen können.


 

Mittwoch, 05. Dezember 2018
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